Contract cu cost pe pagină: ce verificați înainte să semnați

Un contract cu cost pe pagină pare simplu: plătiți un preț fix pentru fiecare pagină printată, iar de restul se ocupă furnizorul. În practică, două contracte cu același preț pe pagină pot ajunge la facturi foarte diferite. Diferența stă în detaliile de mai jos. Verificați-le înainte să semnați, indiferent cu cine lucrați.

1. Ce intră, concret, în prețul pe pagină

Cereți lista scrisă. Un preț pe pagină poate include doar tonerul sau poate include tot: toner, piese de uzură (cilindri, unități de developare, cuptor), manopera și deplasarea tehnicianului. Dacă piesele sau deplasările se plătesc separat, prețul mic pe pagină nu mai e mic.

• Tonerul este inclus pentru toate culorile?
• Piesele de uzură sunt incluse sau se facturează separat?
• Manopera și deplasarea sunt incluse, inclusiv în afara orașului?
• Hârtia și capsele sunt, de regulă, separate. Verificați.

2. Cum se numără paginile: alb-negru, color și formatul A3

Paginile alb-negru și cele color au prețuri diferite, deci contează cum le deosebește aparatul. O pagină color cu foarte puțină culoare poate fi numărată ca pagină color întreagă.

Formatul A3 merită o întrebare separată. În funcție de marcă și de setările aparatului, o coală A3 poate fi numărată o dată sau de două ori. Întrebați explicit: „O pagină A3 se facturează ca una sau ca două pagini A4?” și cereți ca răspunsul să apară în contract.

3. Volumul minim lunar

Multe contracte au un volum minim facturat în fiecare lună, chiar dacă printați mai puțin. Verificați cât este, dacă se calculează lunar sau pe trimestru și dacă paginile neprintate se reportează în luna următoare. Un minim prea mare față de volumul real vă face să plătiți pagini pe care nu le printați.

4. Cum se citesc contoarele

Contoarele pot fi citite de mână, prin poze trimise de dumneavoastră, sau automat, de un program instalat în rețeaua firmei. Citirea automată înseamnă facturi corecte și fără drumuri, dar cereți să vi se spună clar ce date pleacă din rețea, unde ajung și cine are acces la ele. Aceste lucruri trebuie să apară într-un acord scris.

5. Ce se întâmplă când se strică un aparat

• Timpul de intervenție este scris în contract, în ore sau zile lucrătoare?
• Se oferă un aparat de schimb dacă reparația durează?
• Cine anunță defectul: dumneavoastră sau aparatul, prin alertele trimise automat?

6. Durata contractului și încetarea

Verificați pentru cât timp semnați, cum se reînnoiește contractul și cu ce preaviz îl puteți înceta. Dacă aparatele sunt închiriate, aflați ce se întâmplă cu ele la final. Dacă sunt ale firmei, verificați că rămân ale dumneavoastră și după încetare.

7. Cum se poate modifica prețul

Unele contracte prevăd indexarea anuală a prețului sau un preț în euro, facturat la cursul zilei. Nu e neapărat un lucru rău, dar trebuie să știți dinainte cum se calculează și cât de des se poate schimba.

Pe scurt: lista de verificat

• ce include prețul pe pagină (toner, piese, manoperă, deplasare);
• cum se numără color și A3;
• volumul minim lunar;
• cum se citesc contoarele și ce date pleacă din rețea;
• timpul de intervenție și aparatul de schimb;
• durata, reînnoirea și încetarea;
• cum se poate modifica prețul.

Aflați cât vă costă acum o pagină printată

Înainte să comparați oferte, e util să știți de unde porniți. Facem gratuit un audit al imprimantelor firmei: inventarul aparatelor, contoarele citite pe loc și costul actual pe pagină. Lucrăm cu firme din Cluj, Sălaj, Bistrița-Năsăud, Alba și Mureș. Vedeți și cum funcționează contractul nostru de print management.