Managed Print Services — Ce sunt și cum îți reduc costurile cu până la 30%

Managed Print Services — servicii gestionate

Managed Print Services (MPS) — sau servicii gestionate de printare — reprezintă un model în care un furnizor specializat preia complet administrarea infrastructurii de printare a companiei tale. De la echipamente și consumabile la service și optimizare — totul este acoperit de un singur partener, contra unui cost lunar predictibil.

Ce include un contract MPS

Un pachet MPS complet acoperă de regulă:

Echipamente — furnizarea și instalarea imprimantelor și multifuncționalelor potrivite nevoilor reale ale companiei. Echipamentele pot fi închiriate sau achiziționate, în funcție de preferință.

Consumabile — livrarea automată a tonerelor și altor consumabile, adesea proactiv (înainte ca stocul să se epuizeze), pe baza monitorizării la distanță.

Service și mentenanță — intervenții preventive și corective, cu tehnicieni certificați și piese originale. Timpul de nefuncționare este minimizat.

Monitorizare și raportare — software dedicat care urmărește în timp real volumele de printare, nivelul consumabilelor, starea echipamentelor și costurile per departament sau utilizator.

Optimizare continuă — analiză periodică a modului de utilizare cu recomandări de eficientizare: consolidarea echipamentelor, ajustarea setărilor, redistribuirea volumelor.

Cum funcționează practic

Audit inițial — furnizorul MPS evaluează flota existentă de imprimante: câte echipamente ai, ce volume tipărești, ce costuri ai și unde sunt ineficiențele
Proiectare soluție — se propune o configurație optimă: ce echipamente, unde amplasate, ce setări
Implementare — instalarea echipamentelor, configurarea în rețea, instruirea echipei
Operare — furnizorul gestionează consumabilele, service-ul și monitorizarea
Optimizare — periodic, se analizează datele și se fac ajustări pentru eficiență maximă

Beneficii concrete

Costuri reduse cu 20–30%

Studiile din industrie arată că companiile care trec la MPS reduc costurile de printare cu 20–30% în primul an. Economiile vin din: – Eliminarea echipamentelor redundante – Negocierea volumelor de consumabile – Reducerea volumelor de printare prin politici inteligente – Prevenirea defecțiunilor costisitoare

Costuri predictibile

Fără MPS, costurile de printare fluctuează imprevizibil: un cartuș acum, o reparație peste două luni, hârtie luna viitoare. Cu MPS, plătești o rată lunară fixă care acoperă totul. Bugetarea devine simplă.

Zero administrare internă

Nimeni din echipa ta nu mai trebuie să comande tonere, să caute service sau să depaneze blocaje. Furnizorul MPS se ocupă de tot, eliberând resurse interne pentru activități productive.

Uptime maxim

Monitorizarea proactivă detectează problemele înainte să devină defecțiuni. Consumabilele ajung automat când sunt necesare. Intervențiile de service sunt rapide și planificate. Rezultatul: imprimanta funcționează când ai nevoie de ea.

Securitate și conformitate

Furnizorul MPS se asigură că echipamentele sunt configurate conform celor mai bune practici de securitate: firmware actualizat, criptare activată, acces controlat, jurnale de audit funcționale.

Sustenabilitate

MPS reduce impactul asupra mediului prin: optimizarea volumelor (se tipărește mai puțin inutil), reciclarea structurată a consumabilelor, echipamente eficiente energetic, reducerea deșeurilor.

Pentru cine este potrivit MPS

MPS se justifică economic pentru companiile care: – Au cel puțin 3–5 echipamente de printare – Tipăresc peste 5.000 de pagini pe lună total – Vor costuri predictibile și eliminarea surprizelor – Nu au personal IT dedicat pentru administrarea imprimantelor – Vor să se concentreze pe business, nu pe gestiunea consumabilelor și service-ului

MPS de la XEGORA

Ca partener autorizat Xerox și Lexmark, XEGORA oferă servicii MPS adaptate companiilor din România:

Audit gratuit al flotei existente de imprimante
Propunere personalizată cu echipamente potrivite nevoilor reale
Cost per pagină transparent — fără costuri ascunse
Service cu piese originale și tehnicieni certificați
Rapoarte lunare de utilizare și costuri
Flexibilitate — contracte adaptabile la creșterea sau restructurarea companiei

Concluzie

Managed Print Services nu este un serviciu pentru corporații mari — este o soluție inteligentă pentru orice companie care vrea să transforme printarea dintr-un cost variabil și imprevizibil într-un serviciu gestionat, eficient și transparent.

Solicită un audit gratuit al costurilor de printare. Echipa XEGORA îți arată exact cât poți economisi cu un contract MPS personalizat.

👉 Solicită audit MPS | 📧 vanzari@xegora.ro

XEGORA — partener autorizat Xerox și Lexmark, servicii gestionate de printare pentru afacerea ta.

Află mai multe…